Внутреннее расследование – что это такое?

Происшествия, требующие внутреннего расследования:

• кража на складе;
• утечка конфиденциальной информации;
• проверка филиала компании на эффективность работы;
• пропажа крупной суммы денег;
• в случаях руководство не хочет огласки, так как может пострадать репутация компанииконфликтные ситуации в коллективе;
• шантаж руководства или персонала;
• угроза безопасности компании или филиалу и т.д.

Неважно, собираетесь вы затем передать дело в суд, расследование провести стоит. Как сделать это правильно, не нарушая ничьи права?

Материалы, дающие основание для расследования, могут быть получены:

• по результатам аудиторской проверки;
• по результатам инвентаризации;
• из официальных и неофициальных (анонимных) заявлений сотрудников;
• на основе оперативной информации.

Внутреннее расследование проводят сотрудники, имеющие соответствующие полномочия в организации при их отсутствии приглашается частный детектив на договорной основе.

Цели проведения служебного расследования:

• найти виновных в происшедшем;
• выяснить причины возникновения;
• оценить ущерб и найти способы его минимизации;
• выработать предложения по предотвращению подобных случаев в будущем.

Специалисты юридического агентства «Головин и партнеры» проводят внутреннее расследование обязательно в соответствии с действующим законодательством РФ и внутренними документами компании, регламентирующими эту сферу.

Решение о целесообразности вовлечения правоохранительных органов в расследование инцидента принимает руководство компании. Это зависит от многих условий:

• размеров нанесенного ущерба;
• возможности предоставить для следствия убедительные доказательства совершения правонарушения;
• принятой в компании политики в отношении наказаний;
• возможности возмещения ущерба;
• готовности компании предоставить в распоряжение правоохранительных органов конфиденциальную информацию.

Алгоритм проведения внутреннего расследования сотрудниками юридического агентства «Головин и партнеры»:

1. Уяснить суть случившегося: понять, что произошло, выяснить причины, выяснить последствия, определить, какого рода информация может быть полезна и где ее можно найти;
2. Собрать информацию, имеющую (или могущую иметь) отношение к происшедшим событиям: свидетельские показания, документы, объяснения участников, оперативные данные;
3. Проанализировать имеющуюся информацию на предмет достоверности: выявить и проверить возникшие противоречия, выстроить логически непротиворечивую картину происшедшего;
4. Вынести мотивированное заключение: на основе собранных данных определить виновника, предложить меры для предотвращения подобных случаев в дальнейшем.

Если нет необходимости (или возможности) отстранить проверяемых лиц от исполнения служебных обязанностей, нужно организовать тщательный постоянный контроль их деятельности (конечно, при этом важно не насторожить проверяемых сотрудников).

При работе с материалами, относящимися к внутреннему расследованию, следует соблюдать осторожность: это строго конфиденциальная информация.

Внутреннее расследование случаев мошенничества

При проведении внутреннего расследования причастности к мошенничеству конкретных лиц (непосредственно совершивших правонарушение или ему способствовавших) рекомендуется работать по следующей схеме:

Изучаются факты и обстоятельства совершения мошеннических действий:

• где, когда, при каких обстоятельствах сотрудник познакомился с мошенником (или с представителем компании, от имени которой произведены мошеннические действия)?
• какую цель при этом преследовал сотрудник?
• сколько раз проходили встречи, где, в какое время, как долго?

Анализируются вызвавшие подозрение факты:

• партнер предлагал невероятно выгодные условия сделки;
• отсутствовала лицензия на декларируемую деятельность;
• договор подписывался в спешке, нервозной обстановке, оказывалось психологическое давление, после подписания договора партнер уклонялся от встречи;
• сотруднику было обещано вознаграждение и пр.

Изучаются лица, имеющие отношение к данным фактам; выявляются мотивы их действий:

• действовал ли мошенник один или в составе группы?
• принимали ли участие члены группы в мошеннической схеме или их использовали «втемную»?
• собираются данные о приметах мошенника, его занятиях, образе жизни, поведении (как представлялся, какие показывал документы, какие имена и названия компаний использовал).

Анализируются способы и методы реализации преступных замыслов:

• получение денежных, товарных кредитов по поддельным документам;
• создание компаний-«однодневок»;
• фиктивные операции с недвижимостью, завышение стоимости продукции/услуг, обман при продаже необеспеченных акций и суррогатов ценных бумаг и пр.

Проводится сбор вещественных доказательств мошенничества и фиксация следов преступления:

• получение оригиналов или копий документов, относящихся к делу (договора, счет-фактуры, накладные, данные о характере сделки, информация об имуществе, переданном/полученном мошенником);
• показания лиц, которые могут подтвердить обстоятельства совершения мошенничества;
• показания свидетелей и участников правонарушения.

Установление размеров причиненного ущерба:

• расчеты внутренних специалистов на основании бухгалтерских документов;
• оценка внешних аудиторов. Принятие мер по обнаружению похищенного имущества, денежных средств, документов, носителей конфиденциальной информации и по возмещению ущерба: -встречи с лицами, которые могут оказать помощь в расследовании;
• выезды в места предполагаемого хранения похищенного.

Принятие мер по обнаружению похищенного имущества, денежных средств, документов, носителей конфиденциальной информации и по возмещению ущерба:

• встречи с лицами, которые могут оказать помощь в расследовании;
• выезды в места предполагаемого хранения похищенного.

На основе собранного фактического материала и данных, полученных (подтвержденных) в результате проведения бесед, готовится мотивированное заключение.

По окончании внутреннего расследования, после вынесения мотивированного заключения и утверждения его уполномоченным руководителем, необходимо, совместно с юридической службой, найти законные способы решения проблемы возмещения виновником нанесенного компании ущерба.

Вопрос об огласке сведений в отношении совершенного мошенничества, размере причиненного ущерба, причастных к нему лиц также решается с учетом особенностей конкретной компании (сфера деятельности, репутация на рынке, особенности корпоративной культуры, личное мнение руководителя/собственника и т. п.). Часто руководители стремятся скрыть от коллектива информацию о подобных случаях, опасаясь, что она может повредить репутации компании, но, как правило, «все» обо «всем» знают. В то же время разоблачение и наказание злоумышленников оказывает заметный воспитательный эффект на сотрудников, поэтому принимать решение об огласке подобной информации нужно взвешенно и продуманно, оценив отдаленные последствия.

Чтобы не допустить повторения случаев мошенничества, разрабатываются мероприятия по предупреждению подобных фактов в дальнейшем, которые подаются на рассмотрение руководству компании. Такие мероприятия, как правило, предусматривают:

• организацию эффективного финансового и административного контроля;
• совершенствование системы безопасности компании;
• оздоровление кадровой политики;
• усиление внутри объектного режима;
• улучшение технологических процессов;
• обучение персонала распознаванию признаков мошенничества;
• повышение профессиональной подготовки сотрудников ответственных за противодействие мошенничеству;
• формирование лояльности работников к компании и соответствующей корпоративной культуры.

Комплекс подобных мер позволяет в дальнейшем предупреждать случаи мошенничества или уменьшать возможный ущерб компании. Безусловно, так же бывают и более нестандартные вопросы, которые юридическое агентство «Головин и партнеры» осуществляет в рамках внутренних расследований в компаниях, при этом полная конфиденциальность и качество работы наших профессионалов в таких делах Вам гарантируется.